En el contexto de la facturación electrónica, es normal que surjan preguntas relacionadas con situaciones inusuales, como cuando una misma factura aparece con los estados de “Válida” y “Anulada” simultáneamente en los registros. Este comportamiento no es un error, sino una funcionalidad diseñada específicamente para garantizar la exactitud tributaria y prevenir duplicidades, en cumplimiento con las normativas del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN).

A continuación, explicamos en detalle cómo y por qué ocurre este proceso dentro del sistema de facturación de Cirrus.

El funcionamiento del sistema de facturación en Cirrus

El sistema de facturación de Cirrus está diseñado para trabajar de manera eficiente tanto en escenarios de conectividad estable como en situaciones de interrupciones en el servicio del SIN. Su arquitectura permite manejar casos complejos y garantizar la continuidad de las operaciones fiscales, minimizando los impactos para los usuarios.

Escenarios comunes en el proceso de facturación

1. Escenario ideal: Facturación sin interrupciones

En un flujo normal, sin interrupciones, el proceso sigue estos pasos:

1. El usuario registra una factura en Cirrus.
2. Cirrus genera una factura en línea y la envía al SIN.
3. El SIN confirma la recepción de la factura.
4. La factura validada es registrada en Cirrus y enviada o impresa según corresponda.

En este escenario, todo transcurre sin inconvenientes, y la factura aparece únicamente como “Válida” en los registros.

2. Escenario con errores: Facturación con interrupciones

En casos donde se presentan interrupciones en el servicio del SIN, el flujo se adapta para garantizar que el usuario pueda continuar operando:

1. El usuario registra una factura en Cirrus.
2. Cirrus intenta enviar la factura en línea al SIN.
3. Si el SIN no responde, la factura se marca con el estado SEND_ERROR (Error de envío).
4. Para evitar retrasos, Cirrus genera automáticamente una factura fuera de línea, que se devuelve al usuario para su uso inmediato.

El proceso de conciliación automática

Cirrus incluye un mecanismo de conciliación que verifica periódicamente el estado de las facturas enviadas al SIN. Este proceso automatizado ocurre cada hora y sigue los siguientes pasos:

1. Verificación con el SIN

• Si la factura en línea es aceptada:
  La factura en línea se anula automáticamente, y la factura fuera de línea se mantiene como “Válida”.
• Si la factura en línea no es aceptada:
  La factura en línea se descarta, dejando únicamente la factura fuera de línea como “Válida”.

2. Envío de facturas fuera de línea

• Todas las facturas fuera de línea se consolidan en lotes y se envían al SIN, junto con un evento significativo para su registro oficial.

Aspectos normativos importantes

De acuerdo con la documentación técnica del SIAT:

Como buena práctica, debe mantenerse un registro de facturas sin código de respuesta. Una vez superada la contingencia, las mismas deben verificarse consumiendo el servicio ‘verificaciónEstadoFactura’ a objeto de identificar si tienen registro o no en el Servicio de Impuestos Nacionales y proceder a su anulación en caso de ser necesario

Este procedimiento asegura que todas las facturas sean procesadas correctamente y evita inconsistencias en los reportes de ventas.

¿Es obligatoria la correlatividad en las facturas en línea?

No. Según la Resolución Normativa de Directorio N° 102100000011, en las modalidades de facturación en línea no es necesario que las facturas tengan números correlativos. Esto responde a las limitaciones técnicas de los sistemas en línea.

Más detalles en nuestro blog:
Correlatividad de Facturas: ¿Es Obligatoria en la Facturación en Línea?

Facturas con el mismo número: ¿es un error?

No. Aunque dos facturas puedan compartir el mismo número, el Código Único de Factura (CUF) garantiza que cada documento sea único y diferenciado.

Por qué aparecen facturas válidas y anuladas en los reportes

La presencia de facturas con ambos estados responde al flujo descrito anteriormente. Este comportamiento garantiza que:

1. No existan duplicidades fiscales: Solo una factura (la válida) es tomada en cuenta para los reportes finales.
2. Se cumpla con la normativa del SIN: Cada transacción queda registrada adecuadamente, incluso en casos de contingencia.

Ejemplo práctico

Imaginemos que se genera la factura n.° 459:

1. Primera emisión (en línea):
   La factura se envía al SIN, pero no recibe confirmación y se marca como SEND_ERROR.

2. Segunda emisión (fuera de línea):
   Se genera una factura fuera de línea con el mismo número.

3. Conciliación automática:
   Más tarde, el SIN confirma la recepción de la factura en línea, y el sistema:

   • Anula la factura en línea.
   • Valida la factura fuera de línea como definitiva.

En el libro de ventas aparecerán dos registros:

• Una factura anulada (la emisión en línea).
• Una factura válida (la emisión fuera de línea registrada oficialmente).

¿Qué hacer si se presenta este caso?

No es necesario realizar ninguna acción. Este comportamiento es parte del diseño del sistema y garantiza:

• La trazabilidad de cada transacción.
• La validez de las operaciones fiscales bajo las normativas del SIN.

Si tienes dudas específicas sobre alguna factura, nuestro equipo está disponible para ayudarte.

Conclusión

La coexistencia de facturas “Válida” y “Anulada” no es un error, sino una funcionalidad prevista que garantiza la precisión fiscal incluso en situaciones de contingencia. Es importante destacar que Cirrus cumple estrictamente con las normativas del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN), asegurando que cada factura se gestione conforme a las disposiciones vigentes. Este diseño robusto permite manejar interrupciones de conectividad sin afectar tus operaciones, manteniendo siempre la integridad de tus reportes fiscales.

En Cirrus, estamos comprometidos en ofrecer soluciones confiables y eficientes para la gestión de tu facturación electrónica. Si necesitas más información, no dudes en contactarnos.